Document Controller

Document Controller voor grote projecten, met name het nationale waterstofproject dat industrieclusters en import-/opslaglocaties verbindt. De rol richt zich op het organiseren en beheersen van projectdocumentatie gedurende de gehele levenscyclus. Standplaats is Utrecht; reizen naar andere kantoorlocaties, waaronder Groningen, en deels thuiswerken zijn mogelijk.

• Minimaal mbo-4 werk- en denkniveau.
• Minimaal 5 jaar ervaring, bij voorkeur in Document Management en/of Informatiemanagement binnen grote (technische) projecten.
• Ervaring met of een bijdrage geleverd aan de doorontwikkeling van het vakgebied; ervaring met DMS-implementaties is een pré.
• Ervaring met Document Management Systemen zoals SharePoint, SDx of vergelijkbare platforms.
• Kennis van documentbeheerprocessen: versiebeheer, archivering, metadata, reviewcycli, documenttypes, classificatie, distributiematrices en het Master Document Register (MDR).
• BIM-certificaat is een pré; ervaring als informatiemanager is een pré.
• Affiniteit met MS Office (Word, Excel, Outlook) en het vermogen om nieuwe software snel te leren en kennis te delen met collega’s.
• Goede communicatieve vaardigheden en overtuigingskracht om stakeholders mee te krijgen in werkwijzen en verbeteringen.
• Goed organisatorisch vermogen, overzicht houden en prioriteren bij meerdere projecten.
• Gestructureerde en nauwkeurige werkwijze met oog voor detail en kwaliteit.
• Proactieve, zelfstandige instelling, flexibel, pragmatisch en resultaatgericht.
• Teamspeler met een praktische instelling.

• Beheren en beheersen van alle officiële projectdocumentatie gedurende de volledige levenscyclus van een project.
• Zorgen dat documenten tijdig en correct worden geïdentificeerd, geclassificeerd, opgeslagen en gedistribueerd volgens kwaliteitsnormen en interne richtlijnen.
• Waarborgen van toegankelijkheid, integriteit en traceerbaarheid van documentatie door toepassing van metadata en beheer van reviewcycli en distributie.
• Bijdragen aan professionalisering van het vakgebied: toewerken naar centrale dienstverlening, uniforme werkwijzen, grotere overdraagbaarheid van werkzaamheden en doorontwikkeling naar een data- en informatiegedreven werkwijze.
• Ondersteunen van het inkoop- en implementatietraject van een nieuw Document Management System (DMS).
• Consistente documentnummering, identificatie, archivering en traceerbaarheid van projectdocumenten.
• Beheren van documentstatussen, metadata en reviewcycli en zorgen voor tijdige distributie van documenten en commentaren.
• Verwerken van inkomende en uitgaande transmittals en onderhouden van het Master Document Register, inclusief controles bij externe partijen.
• Controleren van documenten op kwaliteit, integriteit en naleving van geldende richtlijnen en standaarden.
• Beschikbaar stellen van voortgangs- en statusrapportages voor projectteams en management.
• Adviseren van projectteams en externe partijen en fungeren als centraal aanspreekpunt voor document control en SharePoint.
• Deelnemen aan projectoverleggen en beheren van toegangen en autorisaties binnen SharePoint.

• Voor deze opdracht staan verschillende contractvormen open, waaronder loondienst en Waadi-registratie; inschaling conform geldende CAO.
• Vaste 13e maand en een 14e maand; 20 vakantiedagen bij een fulltime dienstverband.
• Met het flexibel keuzebudget is het mogelijk extra verlofdagen bij te kopen, tot maximaal 27,5 extra dagen.
• Reiskostenvergoeding woon-werk 0,23 cent per km.
• Maandelijkse thuiswerkvergoeding van €24,50 (netto).
• Duur van de opdracht: 01-04-2026 tot en met 31-12-2027, met optie tot verlenging.

Gasunie is een netwerkbedrijf voor energie dat in Nederland en Noord-Duitsland de infrastructuur voor transport en opslag van aardgas beheert en onderhoudt. Door de energietransitie verschuift de focus naar groen gas en waterstof; daarnaast werkt de organisatie aan netwerken voor warmte en CO₂. Gasunie zorgt voor een veilige, ongestoorde en zo duurzaam mogelijke energievoorziening.

De afdeling Document Control for Large Projects bestaat uit ruim 15 collega’s en levert dienstverlening gericht op grote projecten. Het team werkt samen om het vakgebied verder te professionaliseren.