Document Controller
Omschrijving
Senior Document Controller voor het Waterstofproject, verantwoordelijk voor het organiseren en bijhouden van documentatie voor meerdere deelprojecten. De rol ondersteunt daarnaast andere grote warmte- en CO2-projecten in de regio Utrecht–Den Haag.
Functie eisen
- Minimaal MBO-4 werk- en denkniveau.
- Minimaal vijf jaar ervaring met Document Management en/of Informatiemanagement in grote technische projecten.
- Ervaring met DMS-implementaties en met de doorontwikkeling van het vakgebied is een pré.
- Ervaring met Document Management Systemen zoals SharePoint, SDx of vergelijkbare platforms.
- Kennis van versiebeheer, archivering, metadata, reviewcycli, documenttypes, classificatie, distributiematrices en het Master Document Register.
- BIM-certificaat en ervaring als informatiemanager zijn pré's.
- Affiniteit met MS Office en het vermogen om nieuwe software snel te leren en kennis te delen met collega’s.
- Goede communicatieve vaardigheden en overtuigingskracht, sterk organisatorisch vermogen, nauwkeurigheid, proactieve en zelfstandige werkhouding, flexibiliteit, pragmatisme, resultaatgerichtheid en teamgericht werken.
Taken
- Beheren en beheersen van alle officiële projectdocumentatie gedurende de volledige projectlevenscyclus.
- Identificeren, classificeren, opslaan en distribueren van documentatie volgens kwaliteitsnormen en interne richtlijnen.
- Toepassen van metadata voor traceerbaarheid en zorgen voor tijdige distributie na reviewcycli.
- Leveren van stuurinformatie en voortgangs- en statusrapportages voor projectteams en management.
- Zorgen voor consistente documentnummering, identificatie, archivering en traceerbaarheid.
- Beheren van documentstati, metadata, reviewcycli en verwerken van commentaren.
- Verwerken van inkomende en uitgaande transmittals en onderhouden van het Master Document Register, inclusief controles bij externe partijen.
- Controleren van documenten op kwaliteit, integriteit en naleving van richtlijnen en standaarden.
- Adviseren van projectteams en externe partijen en fungeren als centraal aanspreekpunt voor document control en SharePoint.
- Deelnemen aan projectoverleggen en beheren van toegangen en autorisaties binnen SharePoint.
- Bijdragen aan de professionalisering van het vakgebied, waaronder centralisering van dienstverlening, uniforme werkwijzen, overdraagbaarheid van werkzaamheden en het inkoop- en implementatietraject van een nieuw DMS en doorontwikkeling naar een data- en informatiegedreven werkwijze.
Werkomstandigheden
Contracttype: permanent. Standplaats Utrecht, met reizen naar andere kantoorlocaties, waaronder Groningen; deels thuiswerken mogelijk. Vaste 13e maand en 14e maand. Vakantie en verlof: 20 vakantiedagen bij fulltime dienstverband; flexibel keuzebudget kan tot circa 27,5 extra verlofdagen mogelijk maken. Reiskostenvergoeding van €0,23 per km. Thuiswerkvergoeding van €24,50 netto per maand.
Beschrijving van de organisatie
Gasunie is een netwerkbedrijf voor energie dat in Nederland en Noord-Duitsland de infrastructuur voor grootschalig transport en opslag van gas beheert en onderhoudt. Met de energietransitie verschuift de focus richting groen gas en waterstof; daarnaast werkt de organisatie aan netwerken voor warmte en CO2. De afdeling Document Control for Large Projects bestaat uit ruim vijftien collega’s en levert documentcontroledienstverlening gericht op grote projecten, met als doel het vakgebied verder te professionaliseren.