Office Management Assistent
Omschrijving
Als Management/Office-assistent bij het Engineering & Technology Institute Groningen (ENTEG) draag je bij aan het soepel laten verlopen van processen en ondersteun je wetenschappelijk onderwijs en onderzoek in een internationale, innovatieve omgeving. De functie is uitsluitend in het Nederlands.
Functie eisen
- Afgeronde opleiding op havo/vwo-niveau of mbo-4, bij voorkeur in een administratieve of secretariële richting.
- Uitstekende communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
- Proactieve, gestructureerde en servicegerichte werkhouding.
- Vermogen om zelfstandig te werken en het overzicht te behouden bij wisselende prioriteiten.
- Flexibel, stressbestendig en nauwkeurig.
Taken
- Fungeren als eerste aanspreekpunt voor medewerkers, studenten en externe contacten.
- Ondersteunen van onderzoekers op administratief en organisatorisch vlak zodat zij zich op onderwijs en onderzoek kunnen richten.
- Afhandelen van inkomende telefoontjes, e-mails en correspondentie in het Nederlands en Engels; opstellen van brieven.
- Plannen en beheren van afspraken, vergaderingen en deadlines voor hoogleraren en onderzoekers.
- Onderwijsadministratie, zoals verwerken van tentamens, plannen van eindpresentaties en cijferverwerking.
- Regelen van accommodaties, catering en logistieke ondersteuning voor bijeenkomsten, vergaderingen en evenementen.
- Maken van verslagen en notuleren van vergaderingen en bijeenkomsten.
- Bijhouden en beheren van de website en wetenschappelijke publicaties.
- Boeken van reizen, assisteren bij visumaanvragen en indienen van declaraties.
- Uitvoeren van overige administratieve taken, zoals urendeclaraties, voorraadbeheer en ad-hoc-taken.
Werkomstandigheden
Voorwaarden en arbeidsvoorwaarden: tijdelijke aanstelling voor één jaar. Mogelijkheden voor persoonlijke en professionele ontwikkeling. Flexibele arbeidsduuropties: je kunt meer of minder uren werken in ruil voor meer of minder vrije tijd. Eindejaarsuitkering van 8,3% en vakantietoeslag van 8%.
Beschrijving van de organisatie
De Rijksuniversiteit Groningen (RUG) is een brede topuniversiteit met aandacht voor diverse wetenschapsgebieden. De Faculty of Science and Engineering verzorgt onderwijs en onderzoek in disciplines variërend van natuurkunde en biologie tot kunstmatige intelligentie, werktuigbouwkunde en farmacie, en werkt samen met partners uit bedrijfsleven, medische wereld en maatschappij aan actuele maatschappelijke uitdagingen.
Je komt te werken bij het Engineering & Technology Institute Groningen (ENTEG), een onderzoeksinstituut dat zich richt op innovatie en duurzame technologie. ENTEG werkt in drie hoofdgebieden: mechanica, materialen en robotica; optimalisatie, systemen en besturing; en duurzame chemische technologie en biotechnologie.
De werkomgeving is internationaal, open en informeel, met een diverse gemeenschap van studenten, promovendi en medewerkers. Ondersteunende medewerkers leveren een essentiële bijdrage aan onderwijs en onderzoek. Op de informatiepagina voor nieuwe medewerkers lees je wat je kunt verwachten van het onboardingproces.