Management Assistant

In deze ondersteunende managementfunctie ben je de spin in het web voor een cruciaal team en zorg je dat de Unit Director en het managementteam optimaal kunnen functioneren. Je regelt secretariële en organisatorische zaken proactief, denkt vooruit, anticipeert op behoeften en schakelt moeiteloos tussen uiteenlopende prioriteiten. Waar nodig fungeer je als back-up voor andere assistentes binnen het cluster.

• Beschikbaarheid tussen 24 en 40 uur per week.
• Minimaal een afgeronde mbo-opleiding (niveau 4), bij voorkeur secretarieel.
• Meerdere jaren ervaring als zelfstandig secretaresse in een zakelijke, bij voorkeur internationale omgeving.
• Uitgebreide kennis van het Microsoft Office-pakket, inclusief SharePoint en Teams.
• Sterke mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels.
• Klantgerichte, proactieve en zeer secure werkhouding.
• Vermogen snel te schakelen tussen diverse werkzaamheden en goed kunnen omgaan met verschillende persoonlijkheden.
• Sociaal en dienstverlenend karakter met de juiste mate van assertiviteit.
• Bereidheid om een screening (inclusief VOG) en mogelijke referentiecheck of assessment te doorlopen.

• Complex agendabeheer voeren.
• Vergaderingen zelfstandig organiseren.
• Inkomende telefoongesprekken afhandelen.
• SharePoint en Teams beheren.
• Zakenreizen efficiënt regelen.
• Mailing en archivering verzorgen.
• Het managementteam ondersteunen bij ad-hoc taken en projecten.
• Gemiddelde werkverdeling (indicatief): 25% complex agendabeheer, 20% managementondersteuning, 15% vergaderingen organiseren, 15% systemen beheren, 10% telefoongesprekken, 10% zakenreizen, 5% overige ad-hoc taken.

• Individueel Keuze Budget met mogelijkheden zoals een 13e of 14e maand of extra vakantiedagen.
• 20 vakantiedagen, met de optie om via het IKB extra vakantiedagen te creëren.
• Reiskostenvergoeding van 0,23 per kilometer voor woon-werkverkeer.
• Netto thuiswerkvergoeding van 024,50 per maand.
• Mogelijkheid om deels hybride te werken.

Onze opdrachtgever, Gasunie, is een toonaangevende speler in de energiesector, gevestigd in Groningen. Zij verzorgen het betrouwbare transport van gas, waterstof, warmte en CO2 in Nederland en daarbuiten en spelen een vitale rol in de energietransitie.

Als 100% staatsdeelneming streven ze naar veilige en duurzame energievoorziening. De organisatie kenmerkt zich door behoudende vernieuwing: pionieren met respect voor bestaande infrastructuur, initiatief en onderlinge hulp van collega's, en een sterke focus op veiligheid en een prettige werkomgeving.