Programmasecretaris

Als project- en programmasecretaris ondersteun je de kernteams, het programmateam en de projectteams van zowel het programma Organisatieontwikkeling Stadsbeheer (OOSB) als de beheerstrategie SWING. Je fungeert als verbindende schakel tussen teams, beleid en uitvoering en werkt nauw samen met de programmamanager OOSB en de coördinator SWING.

• Hbo werk- en denkniveau.
• In het bezit van IPMA-D certificering of vergelijkbaar.
• Ruime ervaring als projectondersteuner op tactisch niveau, bij voorkeur met grote projecten.
• Gedegen kennis van M365 (Word, Excel, MS Teams, PowerPoint, Outlook).
• Organisatorisch sterk, proactief en in staat overzicht te houden in een complexe omgeving.
• Vermogen om gemakkelijk te schakelen tussen verschillende stakeholders en bij te dragen aan structuur, voortgang en samenwerking.
• Zorgvuldig, procesgevoelig en politiek sensitief; goed in prioriteren en tijdig signaleren.
• Ervaring in de (lokale) overheid is een grote pré.

• Ondersteunen van kernteams, programmateam en projectteams van OOSB en SWING.
• Voorbereiden, organiseren en bijwonen van overleggen van kern- en projectteams; opstellen van agenda's, actielijsten en verslagen.
• Uitzetten en bewaken van acties binnen de organisatie en ondersteunen van besluitvorming in betrokken managementteams.
• Proactief volgen van voortgang en samenhang tussen projecten en tijdig signaleren van ontwikkelingen, kansen en knelpunten aan programmamanager en coördinator.
• Coördineren van processen en verzorgen van voortgangs- en jaarrapportages.
• Beheren van de gezamenlijke werkomgeving (bijv. Teams), centraal bijeenbrengen van informatie en opstellen en actueel houden van de integrale planning.
• Ondersteunen van meerdere projectlijnen binnen SWING, waaronder Data, Meten & Monitoren; Integraal Programmeren & MJIP; Beleid-beheer-uitvoering; en waardespecifieke werkgroepen.
• Bijdragen aan de implementatie van SWING door het ondersteunen van het opzetten van systemen voor meten en monitoren (data, dashboards, indicatoren), de ontwikkeling van integraal en gebiedsgericht programmeren, actualisatie van het meerjareninvesteringsplan (MJIP) en verbetering van financieel inzicht, en het versterken van samenwerking tussen beleid, beheer en uitvoering.

• Goede arbeidsvoorwaarden, afgestemd op de functie, ervaring en de cao van de opdrachtgever.
• Ruimte voor vakinhoudelijke en persoonlijke ontwikkeling, onder andere via een beroepsacademie voor de fysieke leefomgeving.
• Persoonlijke begeleiding vanuit New Climate Group met regelmatig contact over opdracht en ontwikkeling.
• Toegang tot een betrokken netwerk van collega-professionals in Noord-Nederland.
• Mogelijkheid om collega's te ontmoeten en samen te werken vanuit de New Climate Hub in het Euroborgstadion in Groningen.
• Regelmatig inhoudelijke, sportieve en sociale activiteiten met collega's.

Stadsbeheer bevindt zich in een fase van intensieve ontwikkeling. De directie bestaat uit circa 750 medewerkers verspreid over meerdere afdelingen en locaties en opereert in een dynamische omgeving met toenemende veranderdruk.

Belangrijke externe en interne ontwikkelingen zijn digitalisering, burgerparticipatie, een krappe arbeidsmarkt, thema's rond afval en Beheer Openbare Ruimte (BOR), de implementatie van een nieuwe beheerstrategie en groeiende complexiteit van uitvoeringsvraagstukken.

Het managementteam van Stadsbeheer heeft als opgave het creëren van overzicht en prioriteit in de vele veranderopgaven en het versterken van de werkcultuur, met nadruk op samenwerking, eigenaarschap, verzakelijking, wendbaarheid en realisatiekracht. Ook het doorontwikkelen van leiderschap en opdrachtgeverschap en het verbeteren van samenwerking binnen Stadsbeheer en met andere directies horen hierbij. Vergroten van het verandervermogen is een expliciete doelstelling.